Spectos Ticket Service
Erfahren Sie in Echtzeit von neuen Anliegen und kritischen Sachverhalten
Als fester Bestandteil der Spectos Real-Time Performance Management™ Suite unterstützt der Ticket Service einen effizienten Workflow im Tagesgeschäft. Damit gelingt die schnelle und einfache Verwaltung von Anfragen, Beschwerden und Aufgabenstellungen jeglicher Art. Tickets werden - automatisiert oder manuell - den jeweiligen Funktionsbereichen zugewiesen. Dank der zentralen Darstellung in einer Plattform sind Anzahl, Art und Status der Tickets für alle Verantwortlichen transparent nachvollziehbar. Durch die systematische Abwicklung benutzerdefinierter Aufgaben, Tickets und nachgelagerter Maßnahmen entgeht Ihnen mit dem Ticket Service in Ihrer spezifischen Lösung kein wichtiges Anliegen.
Der Spectos Ticket Service ist geeignet für
Internes und externes
Customer-Relationship-Management
Aufgabenbearbeitung
Risikomanagement
Prozesse, bei denen die Verwaltung von Aufgaben erforderlich ist
Exemplarische Einblicke in das Spectos Ticketsystem
Exemplarische Einblicke in das Spectos Ticketsystem
Vorteile des Ticket Service
- Bereichs- bzw. standortübergreifendes, einheitliches Customer-Relationship-Management
- Gleicher Informationsfluss an alle involvierten Mitarbeiter
- Kontinuierliches, effizientes Aufgabenmanagement selbst bei plötzlichen personellen Ausfällen oder Veränderungen
- Dauerhafter Zugriff und Konservierung wertvollen Wissens und Erfahrungen aus der Vergangenheit
- Authentische Fallbeispiele aus dem Ticketsystem als konkreter Ansatzpunkt für interne Schulungen oder der Supervision
- Direkte Auswertbarkeit der Kontakte, Aufgaben, o.ä. für Reportings und Vergleiche
- Zeit- und Ressourcenersparnis durch Bearbeitung aller Tasks mit systematischem Workflow
- Effiziente Prozesse dank automatisierter, ereignisgesteuerter Erstellung von Tickets
- Transparenz innerhalb der gesamten Organisation durch detaillierte Einblicke in den Fortschritt einzelner Aufgaben
- Aktuelle Informationen an alle Beteiligten durch unmittelbare Benachrichtigung bei neuen oder geänderten Tickets
Gesteigerte Effizienz durch systematische Workflows
Standardkonfiguration
Der Spectos Ticket Service ist so konzipiert, dass er sich leicht in bewährte Prozesse und Arbeitsumgebungen integrieren lässt. Die Standardkonfiguration ist für einfache Anwendungsfälle geeignet. Einzelne Tickets informieren detailgetreu über einen bestehenden Sachverhalt. So erfährt man beispielsweise, welche konkreten Maßnahmen ein Mitarbeiter ergriffen hat oder wie zufrieden der Adressat mit der präsentierten Lösung war. Zur Vereinfachung bestimmter Sachverhalte lassen sich optional Dateien an die Tickets anhängen.
Qualitätssteigerung mit effizienten Workflows im Ticket System
Ticketerstellung und Zuweisung
Es gibt verschiedene Möglichkeiten zur Ticketerstellung. Neben der manuellen Erstellung einzelner Tickets ist auch eine Automatisierung möglich. So kann beispielsweise Feedback, das über einen Kommunikationskanal eingegangen ist, automatisiert als Ticket hinterlegt werden. Benutzerdefinierte Regeln können bestimmen, ab wann aus einem Feedback ein Ticket generiert wird. Aus Prozessen können ebenfalls automatisiert Tickets erstellt werden, beispielsweise wenn kritische Ober- oder Untergrenzen erreicht werden. Die Zuweisung des Tickets an seine Verantwortlichen zur weiteren Bearbeitung kann ebenfalls manuell oder automatisiert erfolgen.
Immer auf dem neuesten Stand
Mit unmittelbaren Benachrichtigungen stets up to date
Alle User des Spectos Real-Time Performance Management™ Nutzerkontos haben Zugriff auf den Ticket Service. Dort kann jeder Zugriffsberechtigte alle vorhandenen Tickets sehen, abrufen und bearbeiten.
Transparente Bearbeitungsprozesse durch Informationen und Benachrichtigungen in Echtzeit
Alle Verantwortlichen und Beobachter eines Tickets erhalten in Echtzeit automatisierte E-Mail Benachrichtigungen, wenn
- sich der Ticketstatus ändert,
- sich die Priorität ändert,
- sich das Fälligkeitsdatum ändert
- neue Kommentare hinzutreten
Hinweis:
Für Personen, die keinen Zugriff auf den Ticket Service haben, können Kommentare extern per E-Mail weitergeleitet werden. Erfolgt eine Antwort darauf per E-Mail, wird diese automatisiert als neuer Kommentar im Ticket hinterlegt.
Beispiele für Ticketaktionen
- Ticketstatus ändern
- Ticketpriorität ändern
- Fälligkeitsdatum ändern
- Verantwortliche Personen ändern
- Beobachter ändern
- Kommentar hinzufügen
- Dateien anhängen
- Ticket löschen
- Suchen & Filtern von Tickets nach Titel, Erstellungsdatum, Abschlussdatum, Verantwortlichkeit, Bezeichnung
- Tickets sortieren nach ID, Fälligkeitsdatum, Datum der letzten Aktualisierung
Profitieren Sie von jedem einzelnen Ticketabschluss
Nutzen Sie die Erkenntnisse aus Ihren Tickets für langfristige Qualitätsverbesserungen.
- Stärken Sie die Beziehung zu Ihren Kunden, indem Sie systematisch auf eingehende Anliegen mit dem gleichen Kommunikationskanal in Ihrem Corporate Design reagieren
- Lassen Sie die Ergebnisse des Ticket Service in Ihre Qualitäts-Reports einfließen
- Greifen Sie auf reale Fallbeispiele aus der Vergangenheit zurück, um Ihren Service mit den
gewonnenen Erfahrungen zu optimieren
Ein Ticket Service so einzigartig wie Ihr Business
Maßgeschneiderte Funktionen passend für individuelle Anforderungen
Spectos bietet ein von Grund auf einfach individualisierbares Anfrage- und Customer Relationship Managementsystem. Erweiterungen können bezüglich der Benutzerrollen, Ticketeigenschaften, benutzerdefinierten Benachrichtigungen und Ticket-Workflow-Automatisierungen vorgenommen werden.
Erweiterungsmöglichkeiten
- Verwendung benutzerdefinierter Prioritäten
- Verwendung benutzerdefinierter Ticket-Status
- Einführung zusätzlicher Ticketeigenschaften inkl. Festlegung, ob sie erforderlich oder optional sind
- Definition von Benutzerrollen und Ticket-Zugriffsverwaltung
- Erstellung von Tickets basierend auf benutzerdefinierter Aktionen, Triggern oder Bedingungen
- Erstellen von Tickets basierend auf externe Auslöser aus bestehenden Workflows
- Automatisierte Benachrichtigungen per SMS oder App
- Visualisierung individueller ticketbezogener KPIs innerhalb eines Cockpits
- Integrierbar in ERP & CRM
Der Ticketservice ist das Herzstück dieser Lösungen
-
Kundendialog
Mit der Spectos Kundendialog-Lösung gelingt ein transparenter und aktiver Dialog mit Ihren Kunden und die nachhaltige Steuerung der Service-Qualität.
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Beschwerdemanagement
Erfahren Sie mit dem Spectos Ticket Service sofort von kritischen Sachverhalten und lösen Sie diese durch einen systematischen Workflow zügig auf.
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Mitarbeiterbefragungen
Leiten Sie aus dem Feedback einzelner Mitarbeiter konkrete Handlungsempfehlungen ab, um diese systematisch nachzuverfolgen.
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Auditmanagement
Weisen Sie mit dem Spectos Ticket Service konkrete Maßnahmen aus Ihren regelmäßigen Audits zu und bleiben Sie stets auf dem Laufenden über den Status quo.
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CIRS Frühwarnsystem
Profitieren Sie von den Erlebnissen Ihrer Mitarbeiter und leiten Sie daraus systematisch qualitätssteigernde Maßnahmen ab