Warum sollten regionale Briefdienstleister regelmäßig die Zustellqualität messen?
Es steht außer Frage, dass Kunden eine schnelle und pünktliche Lieferung wertschätzen und voraussetzen. Auch für öffentliche Ausschreibungen ist die Service-Qualität regionaler Briefdienste und Postdienstleister ein entscheidender Erfolgsfaktor. Eine stetige Überprüfung und Überwachung der eigenen Zustellqualität ist unumgänglich, will man die hohen Kundenerwartungen erfüllen und dem steigenden Konkurrenzdruck standhalten. Ein probates Mittel sind Laufzeitmessungen für Postdienstleister. Doch wie geht man vor, will man seine Zustellqualität von Ende zu Ende und aus Perspektive des Kunden überprüfen? In 4 Schritten stellen wir den Ablauf einer vollständigen Laufzeitmessung von der Idee bis zur Auswertung zusammen. Und so funktioniert’s:
1. Definieren Sie Rahmenbedingungen für den Aufbau eines Messsystems
Laufzeit- und Erhaltsmessungen lassen sich für jedwede Art postalischer Sendungen durchführen. Dazu gehören Briefe, Wochenzeitungen, Kataloge, Flyer und Werbeblätter, kleineren Warensendungen für den Briefkasten und Pakete. Das Ziel von Laufzeitmessungen ist es, die reale Situation der Zustellung genauestens zu überprüfen. Aus den gewonnenen Erkenntnissen lassen sich anschließend konkrete Verbesserungen ableiten. Dafür steht zu Beginn eines jeden Messdesigns eine konkrete Zielsetzung und Definition wichtiger Parameter wie:
- die geplante Dauer der Studie
- die Häufigkeit / Frequenz der Messung
- Art und Ausgestaltung der Sendungen
- die zu messenden Produkte in den jeweiligen Gebieten und Regionen
- sowie die benötigten Kennzahlen
Basierend darauf lässt sich anschließend ein repräsentatives Messdesign konzipieren.
2. Bereiten Sie die Messung richtig vor
Nachdem Sie Region, Dauer und Häufigkeit Ihrer Messung sowie Art und Menge der Sendungen festgelegt haben, können konkrete Vorbereitungen beginnen. Für den Versand der Testsendungen sind Versender (Einspeiser) erforderlich, die speziell für die Messung herangezogen werden. Auch für den Empfang der Testsendungen sollten Sie auf erfahrene Studienteilnehmer setzen, die Ihnen zuverlässig den Erhalt der Testsendungen zurückmelden. Als regionaler Postdienstleister sollten Sie Ihr Panel mit Personen aus dem Zustellbereich aufbauen. Alternativ können Sie auf bereits vorhandene Studienpanels zurückgreifen oder ergänzend hinzuziehen.
Neben der Vorbereitung von Einspeisern und Empfängern müssen Sie für die Qualitätsmessung auch den Planungs- und Produktionsrhythmus Ihrer Testsendungen sowie den Produktionsort festlegen.
3. Wählen Sie geeignete Technologien: Mit RFID und Live Trackern exakt die Zustellqualität messen
Die Messung der Zustellqualität von regionalen Postdienstleistern erfordert eine exakte und protokollierte Erhebung relevanter Daten. Dazu gehören die Versandbestätigung der Einspeiser, die Rückmeldungen der Empfänger und die abschließende Speicherung der Informationen in einem Datenbanksystem.
Um die Transparenz des gesamten Zustellprozesses zu erhöhen, eignen sich RFID Technologien und Live Tracker. Insbesondere der Einsatz von Live Trackern liefert regionalen Postdienstleistern präzise Informationen zum Standort und Zustand der Sendungen.
RFID und Live Tracking gelten als geeignete Technologien zur Unterstützung von Laufzeitmessungen
Übrigens: Auch für elektronische Testsendungen sind regionale Laufzeitmessungen möglich, indem Messdaten regelmäßig an Server oder Datenträger gesendet werden. Ein großer Vorteil hierbei ist, dass die Daten nahezu sofort analysiert werden können. Das vereinfacht die operative Steuerung von Prozessen regionaler Postdienstleister erheblich.
4. Analyse und Auswertung Ihrer Daten
Bevor Sie die aus Ihren Laufzeitmessungen erhobenen Daten auswerten können, müssen die Informationen validiert werden. Maßnahmen wie statistische Korrekturen oder die Neutralisierung unvollständiger Datensätzen gelten dafür als bewährte Mittel. Zur Bewertung der Zustellqualität sind Kennzahlen zur Erhalts- und Laufzeitenquote wichtig. Darüber hinaus lassen sich genauere Analysen, beispielsweise zum Zustand der Sendungen oder dem Ablageort, ergänzend hinzuziehen.
Neben konkreten Messinformationen zur Zustellqualität lässt sich durch regelmäßige Feedbacks des Empfängerpanels auch die Service-Qualität aus Kundensicht genauer überprüfen und zielgerichtet steuern. Schwachstellen im Zustellprozess können so frühzeitig erkannt werden. Damit lassen sich Kundenbeschwerden proaktiv abwenden.
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Die Aufbereitung der Ergebnisse in detaillierten Online- und Offline-Reports stellt eine komfortable und effiziente Möglichkeit des Logistik Monitorings dar. Dabei bieten maßgeschneiderte Cockpits viele Möglichkeiten für Trendanalysen und Benchmarks. Zahlreiche Filterfunktionen ermöglichen eine detaillierte Datenanalyse. Selbst für Marketing und Vertrieb lassen sich die Ergebnisse als essenzielle Unterstützung einsetzen, etwa bei Kundenterminen, Preisverhandlungen und Ausschreibungen.
Professionelle Qualitätsmessungen für eine höhere Zustellleistung
Eine strukturierte Vorbereitung und Durchführung von Laufzeitmessungen hilft regionalen Postdienstleistern bei der kontinuierlichen Überprüfung und Steuerung der eigenen Zustellqualität. Dank smarter Technologien wie RFID-Tags und Live Tracker sind tiefe Einblicke in Zustellprozesse und Lieferzeiten möglich. Die offiziellen Zertifikate unabhängiger Mess-Institute sind wichtige Voraussetzung für öffentliche Ausschreibungen und Vergabeverfahren und verschaffen dem Postunternehmen einen klaren Wettbewerbsvorteil.
Spectos unterstützt regionale Postdienstleister beim kompletten Messprozess von der Planung bis zur Auswertung mit langjähriger Expertise und verschiedenen Services gemäß den gängigen europäischen Standards für Laufzeitmessungen. Der hauseigene Spectos Lettershop unterstützt, flexibel bei der Produktion von Testsendungen in verschiedenen Mengen und Größen, welche sich von echten Sendungen nicht unterscheiden lassen. Diese werden zuverlässig vor Beginn der Messung an die jeweiligen Einspeisepunkte geliefert. Ergänzend dazu verfügt Spectos über ein hauseigenes Panel, den Spectos Mailagenten, dessen Studienteilnehmer umfangreiche Erfahrungen bei der Überprüfung der Zustellqualität von Post- und Paketsendungen besitzen.
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In diesem Zusammenhang bietet das Qualitätsportal Post regionalen Postdienstleistern standardisierte Messungen basierend auf den europäischen Normen DIN EN 13850, EN 14508 und EN 14534, die der Einheitlichkeit und Vergleichbarkeit innerhalb der Postbranche dienen.
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Wir bei Spectos haben modernste Lösungen entwickelt, die es Briefdienstleistern ermöglichen, kontinuierlich ihre Zustellqualität zu messen und so die Service-Qualität langfristig zu verbessern. Wenn Sie mehr über unsere Messverfahren erfahren möchten, kontaktieren Sie mich oder senden Sie eine E-Mail an info@spectos.com. Lassen Sie sich die Chance nicht entgehen, Ihre Service-Qualität zu optimieren!
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