Wahrscheinlich nutzen Sie heute bereits umfangreiche End-to-End Daten für Ihre regulatorische Berichterstattung, fragen sich aber immer noch, was zwischen der Einlieferung und der Zustellung Ihrer Post passiert?
Stecken Sie für Ihre Berichterstattung in umfangreichen Excel-Tabellen fest, die nur von wenigen Personen im Unternehmen genutzt werden?
Dann ist es an der Zeit zu überdenken, wie Sie Ihr Laufmesssystem (Transit-Time-Monitoring – TTM) noch besser für sich und Ihr Unternehmen nutzen.
Wie können Sie Ihr bisheriges Reporting erweitern und Ihr TTM-System als Motor für betriebliche Veränderungen nutzen? Mit den richtigen Erkenntnissen und Werkzeugen kann Ihre Laufzeitmessung Ihnen dabei helfen, auf sinkende Briefmengen und veränderte regulatorische Bedingungen, wie z.B. den Universaldienstverpflichtungen richtig zu reagieren und diese aktiv zu managen.
Die Notwendigkeit von Veränderungen: Warum traditionelle Modelle nicht mehr funktionieren
Postunternehmen überall auf der Welt befinden sich aufgrund der rückläufigen Briefmengen in einem tiefgreifenden Wandel. Die Verlagerung weg von der täglichen Zustellung großer Mengen führt zu neuen Modellen in der Zustellung wie A/B- oder X/Y Zustellsystematiken, längeren Laufzeiten und zunehmender Komplexität im operativen Betrieb.
Der traditionelle Ansatz, der auf ständig steigenden oder stabilen täglichen Postmengen beruht, funktioniert nicht mehr. Zusätzlich erwarten große Unternehmen (Versender) heute maßgeschneiderte Lösungen im Zustellprozess, während die Verbraucher nach wie vor einen zuverlässigen Universaldienst verlangen. Die Regulierungsbehörden reagieren darauf mit flexibleren Zielvorgaben für die Erbringung der Dienstleistungen, wobei die Erwartungen an die Zuverlässigkeit häufig parallel dazu steigen.
Gleichzeitig sehen sich die Betreiber mit sinkenden Einnahmen, begrenzter Investitionskraft und einer schrumpfenden Zahl qualifizierter Arbeitskräfte konfrontiert. Wie kann also ein System zur Überwachung der Laufzeit diesen Transformationsprozess unterstützen?
Die Entwicklung der End-to-End-Ergebnisse verstehen
Die Realität ist einfach: Die traditionellen End-to-End-Ergebnisse sind rückläufig, entsprechend dem Rückgang der Briefmengen. Insbesondere bei Premium-Produkten wie der Zustellung E+1 oder E+2 gibt es keinen Spielraum für Fehler und eine begrenzte betriebliche Flexibilität.
In Märkten wie Deutschland (D+3 bei 95 %) oder dem Vereinigten Königreich (D+2 bei 90 %) beginnen die Regulierungsbehörden, sogenannte Zuverlässigkeitsziele einzuführen, um Langläufer-Sendungen zu vermeiden, welche häufig zu vermehrten Verbraucherbeschwerden führen. Diese Ziele legen in der Regel ein 99%-Ziel nach weiteren +1 oder +2 Tagen nach dem regulären Laufzeitziel fest.
Dies ist besonders wichtig bei A/B- oder X/Y-Modellen, bei denen verspätete Sendungen das nächste Zustellfenster verpassen können. Die Sicherstellung, dass 99 % der Sendungen beim zweiten Versuch zugestellt werden, wird zur neuen operativen Herausforderung.
Aufschlüsselung der End-to-End-Ergebnisse zur Ermittlung von Performanceverlusten
Es reicht nicht aus, die Gesamtergebnisse zu betrachten. Die operativen Teams müssen wissen: Wo ist die Verzögerung aufgetreten?
War es ein regionales Problem? Gibt es einen bestimmten Übergabepunkt im Prozess, der nicht wie geplant funktioniert, gibt es Verzögerungen an Stellen, die man nicht auf dem Schirm hat?
Beginnen Sie dazu mit der Analyse der verspäteten Testbriefe Ihres Laufzeitmesssystems. Durch die gezielte Auswertung dieser spezifischen Fälle im TTM-System können Sie die Ursache für die Verspätungen zurückverfolgen.
Traditionell haben viele Postunternehmen dazu RFID-Infrastrukturen eingesetzt, um Prozesspunkte zu messen, z. B. den Zugang zu Abholstellen, Eingangs- und Ausgangspunkte für Sortierzentren, Sortiermaschinen oder Zustelldepots. Diese Systeme waren jedoch mit erheblichen Investitionen verbunden und lassen sich heute als Neuinvesitition nur noch schwer für die sinkenden Briefpostmengen rechtfertigen.
Stattdessen wenden sich die Betreiber jetzt flexibleren Technologien zu, z.B.:
- Scan-Ereignisse von Sortiermaschinen
- Passive RFID oder BLE-Sensoren
- Aktive Tracker
Diese Tools sind einfacher zu implementieren, liefern detailliertere Daten und können neu konfiguriert werden, wenn sich die betrieblichen Anforderungen ändern. Mit solchen Tools sind Echtzeitmessungen möglich, die Ihnen helfen, veränderte Prozesse, verzögerte Übergaben und interne Engpässe zu erkennen.
Machen Sie die Ergebnisse für die Personen zugänglich, die sie wirklich benötigen
Selbst die besten Erkenntnisse sind nutzlos, wenn sie in Excel-Tabellen oder Datenbanken versteckt sind, die nie angesehen oder verstanden werden.
Tatsächlich brauchen die meisten Teams nicht einmal vollständige End-to-End-Berichte. Was sie brauchen, ist ein schneller, einfacher Einblick in den Ort des Geschehens, mit klarer Zuweisung der Verantwortlichkeiten, von der Abholung über die Sortierung bis hin zur Auslieferung auf der letzten Meile.
Das Problem dabei? Viele Briefdienstleister verlassen sich traditionell immer noch auf Excel. Excel ist flexibel, aber arbeitsintensiv und schwer zu skalieren. Da die durch den Kostendruck die Qualitätsmanagement-Teams schrumpfen, wird dies zu einem echten Problem.
Moderne Alternativen, wie z. B. Cloud-basierte Dashboards, bieten schnellen, benutzerspezifischen Zugriff auf TTM-Daten. Die Ergebnisse können nahezu in Echtzeit verteilt werden, was es den Teams erleichtert, sofortige Maßnahmen zu ergreifen, ohne dass sie durch den Berichtsaufwand überfordert werden.
Gemeinsame Herausforderungen bei der Umwandlung von Laufzeitmessungen in ein Performance Management System
Die Umwandlung eines herkömmlichen Laufzeitüberwachungssystems in ein Performance Management Tool ist nicht ohne Hürden.
Das häufigste Problem besteht darin, dass viele dieser Systeme bereits seit über 20 Jahren im Einsatz sind – das ist länger, als die meisten der derzeitigen Mitarbeiter mit ihnen gearbeitet haben! Die klassische „Wir haben das schon immer so gemacht“ – Mentalität ist also ein großes Hindernis.
Doch so wie sich Postdienstleistungen weiterentwickeln, so müssen auch die Systeme zur Steuerung und Überwachung angepasst werden. Die Mitarbeiter von heute erwarten moderne, intuitive Tools, keine veralteten Excel-Dateien oder starre, schwer zu wartende Berichtssysteme.
Neue Technologien werfen auch Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und der Überwachung von Mitarbeitern auf. Um die Einhaltung von Arbeits- und Datenschutzgesetzen zu gewährleisten, ist es wichtig, Systeme zu entwickeln, die Prozesse oder Regionen und nicht Personen überwachen.
Viele Altsysteme sind einfach zu starr. Moderne Tools müssen einfach zu implementieren, flexibel anpassbar und skalierbar sein – und das alles, ohne den laufenden Betrieb zu stören. Andernfalls laufen selbst die fortschrittlichsten Lösungen Gefahr, übersehen oder ungenutzt zu bleiben.
Wie Postbetreiber den Weg vorgeben
Spectos arbeitet mit mehreren großen Postbetreibern in ganz Europa zusammen, wie bpost, Royal Mail, DVS, Correos und der Schweizer Post.
Trotz unterschiedlicher nationaler Rahmenbedingungen stehen sie alle vor ähnlichen Herausforderungen. Und sie alle haben Schritte unternommen, um ihre TTM-Systeme in datengesteuerte Plattformen für die operative Kontrolle und die strategische Planung umzuwandeln.
Das Ergebnis: mehr Flexibilität, schnellere Einblicke und eine bessere Kontrolle der Lieferleistung in Echtzeit.
Es ist an der Zeit, Ihre Laufzeit-Strategie zu überdenken
Die Postlandschaft verändert sich schnell. Um die Nase vorn zu haben, müssen sich Ihre operativen Strategien mitentwickeln.
Das sollten Sie bedenken:
- Sinkende Volumina und neue Liefermodelle erfordern intelligentere, flexiblere Abläufe;
- Traditionelle End-to-End-Ergebnisse reichen nicht mehr aus;
- Nutzen Sie neue Technologien, um die Datenerfassung zu verbessern und sie flexibler und aufschlussreicher zu gestalten;
- die Ergebnisse in Ihrem Unternehmen schnell und übersichtlich weitergeben;
- Vermeiden Sie Altlasten wie veraltete Tools, Datenschutzrisiken und starre Strukturen.
Ihre Laufzeitmessung kann ein mächtiger Hebel sein, nicht nur für die Einhaltung von Vorschriften, sondern auch für das Management der anstehenden Veränderungen.
Möchten Sie Ihr Laufzeitmesssystem erweitern und neu denken?
Spectos hilft Postunternehmen und Großversendern, Komplexität in Klarheit zu verwandeln. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung und erfahren Sie, wie wir Ihnen zu einer intelligenteren, datengesteuerten Performance verhelfen können.
