Kommen wir gleich auf den Punkt unseres Anliegens: Unternehmen und Einrichtungen benötigen ein funktionierendes und effizientes Bestandsmanagement. Warum? Weil es ein wichtiges Rad im großen Getriebe einer erfolgreichen Unternehmensführung ist. Wer den eigenen Bestand organisieren und kontrollieren kann ist auch fähig, fundierte und für das Unternehmen gewinnbringende Entscheidungen zu treffen. Wie kann das realisiert werden? Sorgen Sie dafür, dass das Rad von alleine einwandfrei rollt – indem Sie Ihren Einkauf digitalisieren.
Die Nachfrage regeln, Bestellmengen organisieren und den Überblick über aktuelle Lagerbestände behalten – eine mühselige Arbeit, jedenfalls für all diejenigen, die auf analoge Prozesse statt digitale Effizienz setzen. Denn dank innovativer Technologien können Sie den operativen Einkauf digitalisieren – von der Bedarfsplanung über die Beschaffungsplanung bis hin zu Bestandsplanung.
“Operative Einkaufsprozesse können nahezu komplett digitalisiert werden bis hin zur Autonomisierung. Der strategische Einkauf steuert und überwacht diese Prozesse dann nur noch.”*
Wenn Ihnen der Gedanke, den Einkauf zu modernisieren, Bauchschmerzen bereitet, weil der organisatorische und finanzielle Aufwand enorm erscheint, dann denken Sie zu groß! Wir zeigen Ihnen eine einfache Lösung, mit der Sie Ihre operativen Prozesse optimieren, Bestände und Bedarfe digital verwalten sowie Ihre Bestandskosten nachhaltig senken.
Kleine Digitalisierungsmaßnahmen mit großer Wirkung
Bestandsmanagement ist nicht allein Aufgabe der dafür verantwortlichen Mitarbeiter. Damit Einkäufer und Bestandsmanager aktiv die Materialflüsse monitoren und steuern können, brauchen sie den Support der Kollegen, die diese Materialien tagtäglich verwenden und verbrauchen. Ob es sich dabei um Schutzkleidung in Healthcare Einrichtungen, Werkstattmaterial in Autohäusern oder den Gastronomiebedarf handelt – Informationen über den Status Quo des Inventars müssen zusammengeführt werden, um Bedarfe frühzeitig zu erkennen. Nur wie?
Der Spectos Survey Service ist ein für die Bedarfserfassung effizientes Online-Tool. Denn Bestandskontrolle und -abgleich erfolgen hier auf Basis aktueller Befragungsergebnisse! In dem Sinne nutzt das Survey-Modul das Potenzial von Online-Befragungen für die kurzfristige, nachhaltige und ganzheitliche Bestandsoptimierung.
Wie gelingt mit dem Spectos Enterprise Feedback Management System ein nahtloser Bestandsverwaltungsprozess?
- Die Weboberfläche dient als Schnittstelle zwischen Mitarbeitern und Bestandsmanagern bzw. Einkäufern. Statt über Paper & Pencil oder Fax findet die Reccourcenabfrage ganz einfach online und zentral in einer Anwendung statt.
- Über Online-Fragebögen werden die Bestände und Bedarfe von einzelnen Mitarbeitern und/oder kompletter Abteilungen erhoben. Wer letztendlich an der Befragung zur Bedarfsermittlung teilnehmen soll, kann vom Unternehmen entschieden werden.
- Die Multi-Channel Befragungen stellen die orts- und geräteunabhängige Teilnahme sicher. Der leichte Zugang zur Befragung und das einfache Handling überzeugen selbst die Onlinemuffel unter den Mitarbeitern. Mit nur wenigen Klicks sind die aktuellen Bestandsinformationen eingegeben, es müssen keine langen E-Mails oder Listen angefertigt bzw. Telefonate geführt werden.
- Die erhobenen Daten werden in Performance Management Systeme wie der Spectos Real-Time Performance Management™ Suite übermittelt. Über das eigene Unternehmensprofil sind die erhobenen Daten für die Verantwortlichen jederzeit einsehbar und exportierbar.
- Befragungswellen können beliebig oft durchgeführt werden. Kontinuierliche Abfragen gewähren detaillierte Einblicke und ermöglichen regelmäßige Bedarfsplanungen und -kontrollen. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, zuständige Mitarbeiter mittels automatisierter Alerts bei kritischen Ereignissen zu informieren.
- Die Fragebögen sind auf die Anforderungen des Unternehmens maßgeschneidert und können je nach Wunsch eigenständig oder in enger Zusammenarbeit mit dem erfahrenen Projektmanagement von Spectos konzipiert werden. Unternehmen verschiedenster Branchen können ihren Einkauf mit dem EFM-System digitalisieren. Neben Krankenhäusern profitiert auch die Automotive Industrie von einem wirksamen Bestandsmanagementsystem.
Indem Unternehmen ihren Einkauf digitalisieren, optimieren sie in der Regel auch operative Prozesse sowie die Mitarbeiterzufriedenheit generell. Das liegt einerseits an der großen Zeitersparnis, andererseits an der zentralisierten Kommunikations- und Datenübermittlung. Statt vieler einzelner Bestandslisten, wovon die Hälfte auf dem Schreibtisch und die andere Hälfte im E-Mail Postfach liegt, erhalten Bestandmanager und Einkäufer mit ein paar wenigen Klicks einen umfassenden Einblick in die aktuellen Bestände. Sie können auf Basis der ermittelten Daten den Bedarfen nachgehen und die Beschaffung planen. Zudem sind digital erhobene Daten stets auf dem neuesten Stand. Mitarbeitern im Einkauf gelingt so eine korrekte Ressourcenverwaltung, wodurch die Beschaffungs- und Lagerkosten erheblich reduziert werden.
Den Einkauf digitalisieren und das Qualitätsmanagement gleich mit
Wie Sie sehen, sind Befragungen einfach umzusetzende Digitalisierungsmaßnahmen für die Optimierung und Automatisierung des Bestandsmanagements. Zur erfolgreichen Unternehmensführung gehören auch das Wissen um die Qualität angebotener Produkte und Services sowie der innerbetriebliche Zusammenhalt. Mit dem Spectos Feedback-Modul realisieren Sie auch Zufriedenheitsbefragungen unter Mitarbeitern und Kunden, wie bspw. die AMEOS Krankenhausgruppe. Auf Basis dieser Daten und mithilfe von QM-Analysen aus der Spectos Real-Time Performance Management™ Suite können Sie kontinuierlich Ihre Service-Qualität messen und steigern. Sie sehen: Eine ganzheitliche strategische Einbettung digitaler Lösungen lohnt sich!
*https://www.bme.de/fileadmin/_horusdam/4190-Vorstudie_Einkauf_40.pdf
